L’art d’organiser une réunion à l’ère 2.0

​Lors de réunions, il y a une multitude de détails à coordonner. De quoi donner des maux de tête à plus d’un! Vous aimeriez passer plus de temps sur vos stratégies et points critiques à discuter plutôt que sur la logistique? C’est plus facile que vous ne le pensez, car à l’ère 2.0, il existe une panoplie d’outils web très complets qui vous simplifieront grandement la vie. Nous vous avons d’ailleurs déniché le top 5 des indispensables du moment.

1. Doodle

Avec ses millions d’utilisateurs, Doodle a fait ses preuves comme gestionnaire de planification de réunion. Permettant en quelques clics de valider les disponibilités de chacun et d’ainsi trouver la meilleure date pour tous, Doodle évite ainsi les allers-retours courriels qui ne fissent plus. Plusieurs particularités intéressantes rendent cet outil gratuit très efficace telles que :

• Une vue rapide de la disponibilité des participants
• La synchronisation avec votre calendrier personnel et votre liste de contacts (Google, Outlook, iCal, etc.)

2. Moreganize

​Moreganize offre quatre fonctionnalités de collaboration : un gestionnaire de planification de réunion, un organisateur d’enquêtes, un créateur de sondages anonymes et des listes communes de tâches. Notre préférée parmi celles-ci est la liste commune de tâches. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez assigner des tâches au fur et à mesure de la réunion et chacun y a accès simultanément. Adieu les confusions d’assignation de tâches ou l’exercice pénible de devoir retranscrire au propre la liste de tâches et la rendre disponible à tous!

3. Wrike

​Lors de réunions, trop de temps est perdu à passer en revue les tâches de chacun et leur avancement lorsqu’il serait davantage utile de s’attarder sur les stratégies et la prise de décision. L’outil de gestion de projets de Wrike remédie à ce problème. En effet, il vous permet de constater en un coup d’œil l’avancement d’un projet en temps réel. De cette façon, vous pouvez identifier les tâches critiques et les redistribuer au besoin, selon la disponibilité de vos ressources. La planification de projets ne vous aura jamais paru aussi simple!

4. MindMeister

​Bon nombre de personnes utilisent encore la bonne vieille méthode des Post-it de couleurs pour noter leurs idées lors de brainstorm d’équipe. Bien qu’il s’agisse d’une méthode éprouvée, elle a ses limites lorsque vient le temps de partager les résultats du brainstorm. C’est là que MindMeister devient intéressant. Avec cet outil, vous pouvez concevoir des cartes mentales en y ajoutant des images, des pièces jointes et des hyperliens à vos brainstorms.

5. Evernote

​La tâche de secrétaire de réunion n’est pas toujours de tout repos, surtout si le groupe surf sur internet à la recherche d’inspiration. Evernote vous allègera certainement la tâche. Cette application de prise de notes vous permet de regrouper toutes vos recherches internet et vos notes dans des dossiers clairs simplifiant ainsi votre flux de travail. Un gros plus d’Evernote est qu’il se synchronise sur tous vos appareils que ce soit vos téléphones intelligents ou vos tablettes.

​Ces cinq outils ne sont que quelques-uns parmi tant d’autres. L’important c’est de trouver celui qui conviendra le mieux à votre équipe et à vos besoins. Entre temps, si vous avez besoin d’aide pour la logistique de votre réunion,  nous gérons actuellement plus de 80 salles de réunion à travers nos différents établissements. Faites confiance à nos équipes pour l’organisation de vos événements d’entreprise, de vos congrès ou de vos réunions d’affaires, vous serez ainsi assurés d’obtenir un événement professionnel à la hauteur de vos attentes.

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